Faire des présentations Zen !

On a fait l’acquisition au bureau d’un nouveau bouquin qui s’appelle : Présentation Zen. Heureusement celui ci contrairement au livre « Don’t Make Me Think! A Common Sense Approach to Web Usability«  est en français et traduit dans des dizaines d’autres langues!

Ce livre a été écrit par Garr Reynolds qui est aussi l’auteur d’un blogue de référence sur les présentations multimédias et Zen. D’ailleurs vous pouvez consulter un extrait du livre ici au format PDF.

C’est un livre très intéressant qui est destiné aux personnes qui font ou souhaitent faire des présentations multimédia à l’aide de Powerpoint (moi j’ai envie de dire OpenOffice Impress !). Mais contrairement à ce qu’on a l’habitude de voir, on parle ici de présentations qui ont un aspect professionnel sans être trop surchargé de texte ou graphique de mauvais goût.

J’ai terminé la lecture du livre hier soir, ça se lit assez facilement, en deux soirées vous êtes capable de comprendre l’essentiel du livre et si comme moi vous faites plusieurs présentations par an, alors vous devez en faire l’acquisition rapidement !

Je dois dire qu’après la lecture de ce livre, je me suis rendu compte qu’il y avait beaucoup de choses à améliorer dans mes futures présentations, même si dans les derniers mois j’avais reçu quelques conseils intéressants, il m’en manque encore beaucoup pour faire des présentations qui permettent au public de rester en éveil !

Parlons à présent du livre. Le début du livre est un peu ennuyant, car l’auteur répète sans cesse que Powerpoint n’est pas un outil bien utilisé par la plupart des utilisateurs et que plusieurs options ne doivent pas être répété, voir complètement banni. Mais au fil des pages, les exemples et les conseils sont vraiment facile à mettre en pratique (enfin sur le papier cela semble simple.)

J’ai donc décidé d’appliquer quelques méthode du livre pour mes futures présentations et cela tombe bien car j’en est plusieurs qui s’en viennent, dont une sur TYPO3 et la traduction qui devrait je l’espère se dérouler prochainement, une autre sur TWiki à Montréal en novembre, et bien d’autres encore pendant les « Mercredi du libre »

La préparation :

Première des choses, réfléchir à ce que l’on souhaite exposer devant « notre public ». Ceci s’effectue en griffonnant quelques notes sur des feuilles de papier avant de s’attaquer directement à créer les diapos avec OpenOffice Impress. C’est déjà quelques choses que je faisais, mais après la lecture de ce livre, je vais prendre également me poser la question : Qu’est ce que je veux démontrer avec ma présentation, quel est le but et qu’est ce que les gens doivent retenir ? Ceci afin d’éviter d’aller dans tous les sens. Je vais également prendre le temps de faire quelque croquis (bien que je ne sois pas doué pour ça !) ce qui me permettra par la suite de chercher plus facilement les images qui pourraient agrémenter ma présentation.

Le design :

Le design est également très important et l’auteur indique qu’il doit être abordé dès le début du processus. On parle ici du choix des images, de la position des textes, les couleurs, etc.. J’avais de bons réflexes à date car je passait pas mal de temps à chercher des images sur « Google Image » pour trouver de quoi illustrer mes diapos. Malheureusement d’après ce que j’ai lu, ça ne suffit pas. Il faut fait le choix de photos qui vont jouer sur l’émotion par exemple et éviter les photos qui seraient vraiment « poche » comme on peut en trouver avec les cliparts de la suite Microsoft

Avec le partenariat que l’auteur a fait avec le site « istockphoto.com » il est certain que l’on retrouve plusieurs exemples de photos provenant de ce site, mais on retrouve également une liste de sites ou trouver des photos, en voici la liste telle que l’on la retrouve sur le livre page 140 :

• Payant :
  • http://www.dreamstime.com/
  • http://www.fotolia.com/
  • http://www.japanestreets.com/
  • http://www.shutterstock.com/
• Gratuit
  • http://www.photo-libre.fr/
  • http://www.ed-productions.com/
  • http://www.morguefile.com/
  • http://www.flickr.com/creativecommons/
  • http://www.sxc.hu/
  • http://www.everystockphoto.com/

Pour ma part, je vais sûrement prendre le réflexe à présent de mettre plus en avant des images « professionnelle » en gérant l’espace adéquatement entre chacun des éléments et ainsi éviter de mettre beaucoup trop de texte et au passage bannir définitivement les listes à puces ou les effets de transition ! (ça va être dur après tant d’habitude !)

Composition :

Lors de la composition d’une présentation, il y a plusieurs règles à respecter aussi le livre aborde plusieurs points dont : le coté zen, c’est à dire les espaces entre l’image et le texte, la position des images par rapport à la diapo ou bien le contraste ou encore l’équilibre des éléments (le texte par exemple).

Il y a énormément d’informations, de photos et d’exemples pour cette section et c’est sans doute la partie qui va demander le plus d’effort.

On trouve des informations également sur le « branding », ce qui met en avant et présente la marque de votre entreprise en quelque sorte. Terminez dans ce cas les logos de votre entreprise sur chacune des pages, mieux vaut les afficher au début et à la fin de la présentation.

A coté de cela, j’aimerais mettre en avant, ce que l’auteur appelle le « diapocument » (page 70), c’est un procédé que j’utilise à chaque fois malheureusement, mais qui est déconseillé ! Il s’agit de créer une présentation qui fait en même temps office de document à imprimer. C’est à dire des diapositives avec tellement de contenu que ça devient ennuyant pour tous les personnes présentes et qui plus est ne les incites pas à écouter ce que l’on a dire, mais lire en même temps l’ensemble des textes.

L’auteur indique que c’est souvent à cause des organisateurs d’événements qui demandent aux présentateurs de bien vouloir leur faire parvenir leur présentation afin de les distribuer par la suite sur CD ou DVD. Normalement une bonne présentation aérée ne devrait pas pouvoir être consultable en dehors de l’événement en lui même.

Pour ma part j’aurais tendance à faire exactement ce type d’erreur en voulant en mettre le maximum et espérer que tout le monde pourra consulter ma présentation s’ils n’ont pu venir l’écouter. L’auteur indique qu’il est préférable de faire sa présentation en trois parties :

1. Une présentation ZEN à montrer lors de la présentation
2. Des notes que seul le conférencier peut consulter au besoin lors de sa prestation
3. Une version imprimable à remettre après la présentation et jamais au début, car cela pourrait distraire l’assemblée !

Voilà des conseils fort important pour réussir une bonne présentation que je vais m’engager à respecter dès aujourd’hui.

Voilà donc mes quelques notes suite à la lecture de cet ouvrage. Le passage de mes présentations actuelles vers ce nouveau modèle risque de me demander pas mal d’efforts, mais j’ai de quoi me pratiquer dans les mois à venir !

Enfin pour finir, voici les différents conseils énumérés dans le livre qui pourrait vous être utile. Faites en un PDF et relisez le autant que vous pouvez !

• Préparation :
  • La préparation, le design et la présentation d’un exposé font appel à la créativité, et vous êtes un être créatif.
  • La création exige d’avoir l’esprit ouvert et de prendre des risques
  • Les contraintes ne sont pas un ennemi mais un allié de poids
  • Pendant la préparation de l’exposé, faites preuve de retenue en conservant toujours ces trois notions à l’esprit : simplicité, clarté et concision.
• Premier jet sur papier :
  • Faites une pause pour envisager la question et ses objectifs avec plus de clarté.
  • Trouvez-vous un moment seul pour prendre du recul.
  • Pour mieux vous concentrer, essayez d’éteindre l’ordinateur et de prendre des notes à la main.
  • Utilisez du papier ou un tableau blanc au départ pour noter et dessiner vos idées.
  • Questions capitales : quelle est l’idée centrale ? Pourquoi est-ce important ?
  • Si le public ne doit retenir qu’une chose, que doit-il retenir ?
  • La préparation d’un imprimé détaillé vous libère de l’irrésistible envie de tout mettre dans les visuels
• Construire une histoire :
  • Rendez vos idées accrocheuses en conservant les choses simples, en utilisant des exemples et des anecdotes, en recherchant de l’inattendu et en faisant réagir le public.
  • Une présentation va au-delà du simple exposé de faits.
  • Réfléchissez à votre sujet loin de l’ordinateur et regroupez les éléments les plus importants. identifiez le thème ou message central et n’en déviez pas pendant la création de la présentation.
  • Notez vos idées sur papier sous forme de story-board, puis utilisez le logiciel pour y mettre en place une structure solide bien visible.
  • Faites preuve de retenue tout le temps et ramenez tout au message central.
• Design :
  • La simplicité est capitale et apporte davantage de clarté, mais il n’est ni simple ni facile de faire simple.
  • On peut simplifier en réduisant soigneusement le non-essentiel.
  • Pendant la conception des diapos, gardez en tête les concepts de subtilité, grâce et élégance discrète.
  • Les bons designs contiennent beaucoup d’espace vide. Pensez à supprimer plus qu’à ajouter.
  • En tâchant de faire simple, vous risquez de faire trop simple. À vous de trouver l’équilibre qui convient à votre cas particulier
• Composition des diapos :
  • Le design compte. Mais ici on ne parle pas de décoration ni d’ornement. Le design consiste à rendre la communication aussi facile et claire que possible pour l’observateur.
  • Tenez compte du rapport signal/bruit pour éliminer tous les parasites. Dégagez l’espace. Évitez les effets 3D.
  • On se rappelle mieux les images que les listes à puces. Demandez-vous toujours comment utiliser un visuel fort, y compris une représentation quantitative, pour enrichir la narration.
  • L’espace vide jour un rôle important. Apprenez à percevoir et à manipuler le vide pour ordonner la composition avec plus de clarté et une touche personnelle.
  • Exploitez le principe du contraste pour marquer nettement les différences entre éléments différents. Si c’est différent, montrez-le clairement.
  • Suivez le principe de répétition pour reprendre certains éléments dans toute la série de diapos. La répétition aide à donner une impression d’ordre et d’unité.
  • Utilisez le principe d’alignement pour tracer des lignes invisibles qui relient les éléments de la diapo. Les grilles sont très utiles pour parfaire l’alignement et donner ainsi à vos diapos une allure propre et nette, de qualité professionnelle.
  • Selon le principe de proximité, vous prendrez soin de regrouper les éléments qui vont ensemble. Le public identifie facilement les éléments proches les uns des autres comme appartenant à un même groupe.
• Exemples de diapos :
  • Un bon visuel renforce le message de l’orateur. Les diapos présentées ici sont quelques exemples, parmi bien d’autres, qui donnent une idée de ce qu’on peut faire en combinant images et texte. D’un point de vue technique, ces compositions ne sont as difficiles à réaliser à l’aide de Powerpoint ou Keynote et d’un logiciel de retouche d’images comme Photoshop Elements d’Abobe. Vous concevez l’aspect général des diapos en fonction de la situation et surtout du public, mais gardez ceci en mémoire :
    • Composez des visuels simples avec un sujet central évident et des éléments qui guident le regard
    • Adoptez un thème graphique, mais évitez les modèles prédéfinis éculés des logiciels.
    • Limitez les listes à puces ou évitez-les carrément.
    • Utilisez des images de bonne qualité.
    • Animez des graphique complexes de sorte qu’ils se construisent à l’écran.
    • Pensez « effet maximal avec un minimum de moyens ».
    • Apprenez à percevoir l’espace vide et à l’exploiter d’une manière qui apporte plus de clarté à vos visuels.
• Prestation :
  • Comme une conversation, la présentation d’un exposé requiert votre entière présence à ce moment et en ce lieu.
  • Tel un maître d’épée, vous devez être pris par l’action sans penser au passé, au futur, à la victoire ou à l’échec.
  • Vous pourriez faire des erreurs, mais vous ne devez pas ressasser vos fautes passées ni vous inquiéter des prochaines. Contentez-vous d’être bien présent, de partager et d’échanger avec le public en face de vous.
  • Votre prestation dégagera aisance et naturel si vous préparez et répétez avec acharnement. Plus vous répéterez, plus vous gagnerez en confiance, et plus cela vous semblera facile au public.
  • Vous devez bien sûr préparer un programme, mais être à fond dans le moment signifie aussi qu’il faut rester flexible, réceptif et ouvert au possibilités qui pourraient surgir.
• Prendre contact avec le public :
  • Vous avez besoin d’un contenu consistant avec un enchaînement logique, mais il vous faut aussi établi le contact avec le public. Vous devez toucher sa raison et ses émotions.
  • Si vous sujet mérite qu’on en parle, alors mettez de l’énergie et de la passion dans votre présentation. Chaque sitation est différente, mais il n’y a jamais d’excuse à être terne et insipide.
  • Ne faites pas preuve de retenue. Si vous êtes passionné par votre sujet, montrez-le.
  • Rappelez-vous le principe hara haci bu. Il vaut mieux laisser le public satisfait mais désireux d’un peu plus que de le gaver littéralement.
  • Gardez la lumière allumée : vous devez toujours visible.
  • Éliminez tous les obstacles entre vous et le public. Évitez l’emploi d’un pupitre, si possible. Et utilisez un microphone sans fil et une télécommande pour les diapos afin de pouvoir vous déplacer naturellement sans entrave.

Ouf ! Avec tous ces conseils, je pense que cela vous donner une bonne base de départ !

Ah oui.. connaissez vous ce site ? http://www.slideshare.net/, il est cité une fois dans le livre et un de mes collègues m’en a glissé un mot. Vous pouvez voir des présentations stockés en ligne dans plusieurs langues, dont le français. Bref de quoi vous donner des idées, non ?

Bonne chance